Per aumentare la produttività in azienda non serve accrescere il carico di lavoro degli impiegati, ma aiutarli nella gestione del tempo. La risorsa più importante e anche la più scarsa, il tempo, deve essere gestita in modo da ottimizzarne la resa. L’uso di strumenti speciali e tool sviluppati per questo scopo sono gli ingredienti per il successo.
La gestione oculata del tempo in azienda
Organizzare il proprio tempo comporta un vantaggio competitivo in ogni ambito della vita. Che si tratti di un lavoro collaborativo con team che lavorano da remoto, o di un progetto da sviluppare in agenzia, la gestione del tempo è la chiave di volta.
Il time management è disciplina oggetto di studio da quando con la rivoluzione industriale si è pensato di massimizzare la resa del lavoro in fabbrica.
Ma pensare alla produttività come il frutto della catena di montaggio oggi è limitante. Quello che serve è monitorare l’andamento del progetto e riuscire a intervenire in maniera agile e lean.
Gli strumenti per la gestione Agile del lavoro
Il termine Agile è inglese e si riferisce a un modo di concepire il lavoro in continua evoluzione. Mutuato dal gergo degli sviluppatori di software, rappresenta una strategia utile in qualsiasi ambito lavorativo.
Il principio alla base di questo metodo è la capacità di intervenire tempestivamente man mano che si presenta la necessità. Durante lo svolgimento di un lavoro, può rivelarsi essenziale intervenire in modo da correggere il tiro, cambiare delle procedure, aggiornare delle disposizioni.
L’obiettivo è evitare colli di bottiglia e rallentamenti del flusso del lavoro che dall’inizio porta alla fine del progetto.
Il metodo Kanban
Il metodo Kanban è uno tra i più efficaci a questo scopo, per gestire il tempo del lavoro e ciò che avviene in ogni fase in maniera lineare.
Si tratta di una scansione visiva dei momenti del lavoro che identifica un punto di partenza, to do, uno stadio dei lavori, work in progress, e la conclusione del processo, done.
Ognuna di queste fasi viene identificata in maniera chiara e intuitiva con bacheche parlanti. A colpo d’occhio è possibile identificare il carico dei lavori pendenti che non sono ancora iniziati, il livello di occupabilità massima per team o per dipendente, e il numero di output prodotti in un determinato arco temporale.
Time management e motivazione dei lavoratori
Al centro di una gestione efficace e di successo del processo produttivo c’è la soddisfazione e la consapevolezza dei lavoratori.
È noto il vantaggio che deriva dal coinvolgimento dei dipendenti nell’intero processo che porta al compimento degli obiettivi proposti.
Con una gestione trasparente dei tempi e delle diverse tappe per la realizzazione di un progetto, gli addetti possono migliorare il controllo sul proprio lavoro. Di fatto, un’alta consapevolezza riguardo l’obiettivo finale si traduce in una maggiore attenzione verso la qualità complessiva dell’output prodotto.
Gestire il tempo, quindi, non rappresenta solo un’esigenza organizzativa per migliorare la produttività. Diventa invece lo strumento da offrire ai dipendenti che possono svolgere il proprio lavoro con maggiore determinazione e consapevolezza.
Migliorare la comunicazione interna
Piccoli accorgimenti consentono di raggiungere risultati migliori rispetto all’imposizione dall’alto delle direttive. È noto che la comunicazione a silos, quindi esclusivamente verticale dall’alto verso il basso, indebolisce l’azienda. Una maggiore attenzione ai feedback che provengono dagli addetti nelle diverse fasi del processo produttivo può portare grandi risultati.
Del resto, la competitività nel secolo della digitalizzazione è data dalla capacità di raccogliere e analizzare i big data, compresi quelli prodotti all’interno dell’azienda. Le informazioni che provengono dagli addetti ai diversi reparti possono rivelarsi fonti preziose per individuare criticità o spazi per il miglioramento.
Saper cogliere queste opportunità significa riuscire a identificare i diversi momenti in cui queste informazioni vengono prodotte. Analizzarle in maniera efficace e intervenire tempestivamente rappresenta il vero vantaggio competitivo dei nostri tempi.
